Was macht ein Bürokaufmann?

Dein Weg als Kaufmann für Büromanagement

Wie sieht die Ausbildung zum Bürokaufmann aus? Was für Voraussetzungen solltest du für den Job des Bürokaufmanns mitbringen? Welche Aufgaben haben Kaufleute für Büromanagement? Wie viel verdienen Bürokaufleute während und natürlich auch nach der Ausbildung? Fragen über Fragen, die du dir stellst, wenn du Maurer werden möchtest und die Antworten findest du hier bei Jobs-regional!

1. Definition: Kaufmann für Büromanagement

In der dreijährigen Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement lernst du wie du Büroprozesse anpackst, den Schriftverkehr bewerkstelligst, im Personalbereich mitwirkst und den Zahlungsverkehr prüfst.

Bürokaufleute brauchen ein gutes Organisationsgeschick und ein hervorragendes Zeitmanagement, außerdem sollten sie eine sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise an den Tag legen.

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Kaufleute für Büromanagement werden in vielen verschiedenen Branchen gesucht und haben beinahe überall die Möglichkeit eine Anstellung zu finden.

2. Voraussetzungen für den Kaufmann für Büromanagement

Welche Voraussetzungen benötigt man als Kaufmann für Büromanagement?

Welche Stärken braucht man für Büromanagment? Für den Start in deine Ausbildung solltest du mindestens einen Hauptschulabschluss vorweisen können. Besonderes Augenmerk solltest du auf die Schulfächer Deutsch, Mathe und Englisch legen. Wenn du in diesen Fächern gute Noten hast, zeugt das davon, dass du fähig bist dich klar und deutlich auszudrücken, dass du Rechnungen erstellen und Kosten überwachen und das du auch mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren kannst.

2.1 Ablauf

Die Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement ist ein strukturierter, dualer Prozess, der in verschiedenen Phasen abläuft. Hier ein Überblick über die wichtigsten Stationen:

Ablauf der Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement

• Dauer: Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre, kann aber je nach schulischen Leistungen auf 2 bis 2,5 Jahre verkürzt werden.
• Beginn: Die Ausbildung beginnt in der Regel am 1. August eines Jahres.
• Theoretische Ausbildung:
  • Berufsschule: Besuch der Berufsschule, in der die theoretischen Grundlagen vermittelt werden.
  • Fächer: Unterricht in Fächern wie Deutsch, Wirtschaft und Mathematik.
• Praktische Ausbildung:
  • Betriebliche Praxis: Wechselnde Einsätze im Ausbildungsbetrieb, wo praktische Aufgaben übernommen werden.
  • Aufgaben: Dazu gehören Büroorganisation, Schriftverkehr, Terminplanung und Kundenbetreuung.
• Prüfungen:
  • Zwischenprüfung: Im zweiten Ausbildungsjahr findet eine schriftliche Zwischenprüfung statt.
  • Abschlussprüfung: Am Ende der Ausbildung findet eine gestreckte Abschlussprüfung mit einem schriftlichen und einem mündlichen Teil statt.
• Abschluss: Nach erfolgreichem Bestehen der Prüfungen erhält man den Titel "Staatlich geprüfte/r Kaufmann/-frau für Büromanagement".

Durch diese Struktur ist gewährleistet, dass die Auszubildenden umfassend auf die Anforderungen des Berufslebens vorbereitet werden.

2.2 Muss-Kompetenzen eines Kaufmanns für Büromanagement

Fachliche Kompetenzen

• Organisationstalent für Termine und Abläufe
• Sicherer Umgang mit PC, E-Mail & Office
• Sorgfältige Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Zahlen
• Schreiben von E-Mails, Briefen und Protokollen
• Unterstützung bei Bestellungen und Lagerverwaltung

Persönliche Kompetenzen

• Freundlich und kommunikationsstark
• Genau und zuverlässig
• Selbstständig und gut organisiert
• Teamfähig und hilfsbereit
• Flexibel und lösungsorientiert
• Lernbereit und motiviert

2.3 Kann-Kompetenzen eines Kaufmanns für Büromanagement

• Sorgfalt
• Analytisches Denken
• Rechenfertigkeit
• Selbstständige Arbeitsweise

Welche Kompetenzen sind von Vorteil für Bürokaufleute?

• Buchführung und -haltung:

  Buchführung und -haltung sind essentielle Kompetenzen, um die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens zu erfassen, zu überwachen und korrekt abzubilden.

• Postbearbeitung:

  Eine effiziente Postbearbeitung ist wichtig, um den reibungslosen Informationsfluss im Unternehmen sicherzustellen und die Kommunikation mit Kunden und Partnern effektiv zu gestalten.

• Verwaltung:

  Verwaltungskompetenzen beinhalten die Organisation von Dokumenten, die Verwaltung von Datenbanken, die Terminplanung und die Koordination von Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf im Büromanagement sicherzustellen.

• Zeitmanagement:

  Gutes Zeitmanagement ist entscheidend, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Prioritäten zu setzen und effizient mit Aufgaben umzugehen, um die Produktivität im Büromanagement zu steigern.

• Digitale Kompetenz:

  In der heutigen Zeit ist es wichtig, über Kenntnisse in der Nutzung von digitalen Tools und Software für die Buchführung und -haltung zu verfügen. Dazu gehören beispielsweise Kenntnisse in der Nutzung von Buchhaltungssoftware und digitalen Archivierungssystemen.

• Organisationsfähigkeit:

  Eine gute Organisationsfähigkeit ist entscheidend für einen Kaufmann für Büromanagement. Dies umfasst das effiziente Zeitmanagement, die strukturierte Postbearbeitung und die Fähigkeit, Aufgaben und Termine zu verwalten.

• Gehalt

  euro

  In der Ausbildung: ca. 1.220 EUR - 1.315 EUR

  Im Job: ca. 3.650 EUR

• Typ

  domain

  duale Ausbildung

• Work-Life-Balance

  house

  Werktags, 40-Stunden

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3. Aufgaben als Kaufmann für Büromanagement

Was sind typische kaufmännische Tätigkeiten?

Eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement dauert in drei Jahre. Sowohl für Betrieb als auch für die Berufsschule gibt es Ausbildungslehrpläne. In der folgenden Tabelle findest du eine kurze Übersicht über einige der Inhalte des Lehrplans und wann sie in der Ausbildung gelehrt werden sollten.

Zu den wohl wichtigsten Aufgaben gehört die Abwicklung von Büroprozessen. Dazu gehört unter anderem, die Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen, die Aufbereitung, Sicherung und Pflege von Daten. Aber auch die Überwachung und Planung von Terminen und Führung von Urlaubslisten, aber auch das Erstellen von Dienst- und Organisationsplänen.

Ein weiterer Aufgabenbereich ist, dass man als Bürokaufmann Aufträge und Rechnungen entgegennimmt und bearbeitet aber auch Rechnungen erstellt und den Zahlungsverkehr überwacht. Damit einhergehend ist ein Bürokaufmann verantwortlich für die Finanzbuchhaltung des Betriebs.

Als Bürokaufmann übernimmt man aber auch Aufgaben aus dem Personalbereich. Dazu gehört, dass man Personalakten führt und verwaltet und Arbeits- bzw. Fehlzeiten erfasst, bei der Entgeltabrechnung hilft, den Personalbedarf ermittelt, bei der Personalbeschaffung mitwirkt und daraus resultierend Arbeitsverträge vorbereitet.

3.1 Aufgaben in der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement

Während der Ausbildung lernst du natürlich alles, was du für die spätere Ausführung des Berufs brauchst, dennoch sind deine Aufgaben nicht ganz so immens wie nach der Ausbildung. Während du im Betrieb die praktische Ausübung deiner Aufgaben übst, lernst du in der Berufsschule die theoretischen Hintergründe zu deinem Beruf und deinen Aufgaben. Unten findest du eine kurze Auflistung der grundlegenden Aufgaben während deiner Ausbildung.

Aufgabenbereiche für Bürokaufleute

• Informationsmanagement anwenden
• Informationsverarbeitung durchführen
• Bürowirtschaftliche Abläufe organisieren
• Koordinations- und Organisationsaufgaben übernehmen
• Kundenbeziehungen gestalten
• Auftragsbearbeitung durchführen
• Material und externe Dienstleistungen beschaffen
• Personalbezogene Aufgaben übernehmen
• Kaufmännische Steuerung durchführen

3.2 Aufgaben eines Kaufmanns für Büromanagement

Als gelernter Bürokaufmann sind deine Aufgaben sehr vielseitig. Du musst den internen und externen Schriftverkehr abwickeln, Unterlagen aufbereiten und bereitstellen, Besprechungen vor- und nachbereiten und Konferenzen durchführen. Du nimmst Aufträge und Rechnungen entgegen und erstellt im Gegenzug Rechnungen und überwachst den Zahlungsverkehr. Zu deinen Aufgaben gehört aber auch, das Führen und Verwalten von Personalakten, das Helfen bei der Entgeltabrechnung und der Vorbereitung neuer Arbeitsverträge.

Aufgaben eines Kaufmanns für Büromanagement zusammengefasst

• Büroprozesse abwickeln
• Aufträge und Rechnungen entgegennehmen, bearbeiten und Rechnungen erstellen und Zahlungsverkehr überwachen
• Personalakten führen und verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen
• Korrespondenz führen und Schriftverkehr bearbeiten
• Termine koordinieren und Besprechungen organisieren

4. Berufsaussichten für Kaufleute für Büromanagement

Wie sehen die Berufsaussichten für Kaufleute für Büromanagement aus? Nachdem die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement abgeschlossen ist und du dich Weiterbilden möchtest, stehen dir diverse Möglichkeiten zur Verfügung. Unten stellen wir dir kurz zwei Optionen vor, die Berufsbegleitend erlernt werden können.

• Betriebswirt - Kommunikation und Büromanagement:

  In den Aufgabenbereich eines Betriebswirts für Kommunikation und Büromanagement fällt es Ordnungssysteme für Daten und Informationen zu entwickeln, die Büroausstattung zu organisieren und Konferenzen und Meetings vor- und nachzubereiten. Um vom Kaufmann für Büromanagement zu dieser Position aufzusteigen, muss man eine Weiterbildung machen, die in Teilzeit vier Jahre und in Vollzeit etwa zwei Jahre dauert.

• Fachwirt - Büro- und Projektorganisation:

  Als Fachwirt für Büro- und Projektmanagement nimmst du Büroleitungstätigkeiten wahr, übernimmst Sachbearbeitungsaufgaben, Aufgaben aus dem Kundenservice und des Personalwesens. Die Weiterbildung in diesem Berufsfeld dauert in Teilzeit ca. ein bis zwei Jahre und in Vollzeit nur etwa drei bis fünf Monate.

5. Branchen für Bürokaufleute

Wo arbeitet man als Bürokaufmann?

Für einen Bürokaufmann stehen viele Branchen offen, sie finden Anstellungen und Betrieben fast aller Wirtschaftsbereiche, in der öffentlichen Verwaltung und bei Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen.

Natürlich sind die Aufgaben in den einzelnen Branchen annähernd gleich, unterscheiden sich aber selbstverständlich durch ihren Inhalt. Alle Branchen haben ihren Reiz, für welche Branche du dich speziell interessierst oder wo allgemein deine Interessen und Stärken liegen weißt du selbst wohl am besten.

Dafür findest du direkt im Anschluss eine Liste mit allen möglichen Branchen für den Kaufmann für Büromanagement

• Bau, Architektur
• Elektro
• Fahrzeugbau, -instandhaltung
• Finanzdienstleistung, Immobilien
• Gesundheit, Soziales
• Handel
• Holz, Möbel
• Hotel, Gaststätten, Tourismus
• IT, EDV, Computer
• Management, Beratung, Recht, Steuern
• Medien, Informationsdienste
• Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik
• Transport, Verkehr
• Verbände, Organisation, Interessenvertretungen
• Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung
• weitere Dienstleistungen

6. Gehalt im Büromanagement

Das Gehalt eines Kaufmanns für Büromanagement ist abhängig von der Branche, dem Bundesland und der Arbeitserfahrung, die man mitbringt. Durch Weiterbildungen und Zusatzqualifikationen kann ein Bürokaufmann außerdem seine Gehaltsstufe steigern. Für Auszubildende gilt, dass die Vergütung abhängig vom Ausbildungsjahr und der Branche ist. Unten zeigen wir kurz durchschnittlich Gehälter während der Ausbildung und im Berufsleben. Wenn du genaueres darüber erfahren möchtest, dann findest du alles weitere in unserm Artikel zum Gehalt von Kaufleuten für Büromanagement.

6.1. Gehalt während der Ausbildung

Die Vergütung während der Ausbildung ist abhängig von der Branche, in der man Arbeitet und dem Ausbildungsjahr, in dem man sich befindet. Da du aber mit dem Start deiner Ausbildung direkt im Arbeitsgeschehen mitwirkst, steht dir auf jeden Fall von Anfang an eine Vergütung zu. In der untenstehenden Tabelle findest du die Gehaltsstufen eines auszubildenden Bürokaufmannes in der Metall- bzw. Elektroindustrie.

6.2 Gehalt eines Kaufmanns für Büromanagement

Das Gehalt für gelernte Bürokaufleute hängt von mehreren Faktoren ab. So spielt zum Beispiel das Bundesland, in dem man arbeitet, eine große Rolle in der Gehaltsspanne. Abhängig ist das Gehalt aber auch von der Berufserfahrung und der Unternehmensgröße. Aber auch Weiterbildungen und Zusatzqualifikationen lassen das Gehalt in die Höhe steigen. Wichtig zu wissen ist, dass nicht in allen Branchen und bei allen Unternehmen Tarifverträge gelten.

In der folgenden Tabelle findest du durchschnittliche brutto Monats- und Jahresgehälter für Bürokaufmänner und Bürokauffrauen, Fachwirte für Büroorganisation und den Betriebswirt für Büromanagement für das Bundesland Rheinland-Pfalz.

Wenn ihr mehr über das Gehalt von Kaufleuten für Büromanagement in den verschiedenen Bundesländern erfahren wollt, dann findet ihr alle wichtige in unserem Artikel zum Gehalt von Kaufleuten für Büromanagement.

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7. Besonderheiten im Job eines Kaufmanns für Büromanagement

Der Beruf des Kaufmanns für Büromanagement, wurde 2014 aus den ehemaligen Berufen des Bürokaufmanns, des Kaufmanns für Bürokommunikation und des Fachangestellten für Bürokommunikation zusammengefasst.

8. Fazit

• Als Bürokaufmann stehen dir die Türen zu vielen Branchen offen
• Du solltest ein Talent für Zeitmanagement und Organisation mitbringen
• Du planst Termine, regelst den externen und internen Schriftverkehr, erstellst Dienst- und Organisationspläne und hilfst bei der Finanzbuchhaltung
• Einen Großteil deiner Arbeitszeit wirst du im Büro verbringen